Wir erklären Ihnen ins Detail die Vorteile und Funktionen der QES

Welche Vorteile entstehen durch die qualifizierte elektronische Signatur?

  • Arbeitnehmerüberlassungsverträge vor Einsatzbeginn unterschreiben 
  • Signatur von Arbeitnehmerüberlassungsverträgen rechtskonform nach BGB und eIDAS 
  • Effiziente Prozesse 
  • online mit Tablet und Smartphone unterschreiben, 
  • keine weiteren Hardware-  und Softwareinstallationen nötig
  • Verleiher- und Entleiherseite unterzeichnen auf demselben Dokument
  • Zeit und Kosten sparen – kein Ausdrucken, Eintüten, Gang zur Post und Briefmarken mehr

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Ein Überlassungsverhältnis in der Leiharbeit kommt nur Zustande wenn, ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrage (AÜV) zwischen Entleiher und Verleiher vorliegt. Für den Abschluss des Vertrags hat der Gesetzgeber in § 12 Abs. 1 AÜG die Schriftform vorgeschrieben. Mit der AÜG-Reform 2017 hat sich die Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernis verschärft. Beide Vertragsparteien müssen die Vertragsurkunde eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnen. Als Alternative zur eigenhändigen Unterzeichnung ist für Dokumente, die auf elektronischem Weg ausgetauscht werden, nach § 126a BGB das Hinzufügen der Unterschrift durch eine elektronische Signatur möglich.

AVAX bietet mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) eine Möglichkeit die gesetzlichen Anforderungen digital zu erfüllen. Sie bietet die QES mit dem Smartphone und einer Videoidentifikation an, das heißt es sind keine weiteren Hardware-  und Softwareinstallationen nötig. Ähnlich wie beim Onlinebanking mit PIN-TAN-Verfahren. Für eine Verifikation ist ein einmaliger Prozess zu durchlaufen. Auf Zeit und Aufwände für Anschreiben, Papier und Porto kann verzichtet werden. Durch einen verkürzten Prozess ist eine flexible Einsatzplanung von Arbeitnehmern möglich. Mit einer neuen Funktion ist es für Personaldienstleister jetzt auch möglich mit AVAX elektronisch gezeichnete Arbeitnehmerüberlassungsverträge direkt an Kunden zu versenden, ohne dass der Kunde bei AVAX registriert sein muss. So kann ein Vertragspartner digital signieren und der andere weiterhin handschriftlich (§§ 126 Absatz 2 und 126a BGB). Vor allem aber werden Arbeitnehmerüberlassungsverträge damit vor dem Einsatzstart rechtzeitig signiert und der Gang zur Post oder gar der Weg zum Kunden kann gespart werden.

Wie funktioniert die QES technisch?

Eine QES ist ein symmetrisches  Verschlüsselungsverfahren mit einem privaten und einem öffentlichem Schlüssel. Der Unterzeichner fügt dem Dokument eine mit seinem privaten Schlüssel verschlüsselte Informationen zu – seine digitale Signatur. Der öffentliche Schlüssel der Person ist mit dem privaten mathematisch verbunden. Diese Information ist bei einem Trust Service Provider (TSP) hinterlegt. Der Empfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel die Echtheit der digitalen Signatur bei dem TSP überprüfen. Zum Beispiel bietet der Adobe Acrobat Reader eine integrierte Funktion, welche, sofern man mit dem Internet verbunden ist, diese in Echtzeit prüft und ebenfalls anzeigt.

Die Zeitarbeitsfirma, die unterzeichnen möchte, oder die Person, die unterzeichnen möchte, hat die exklusive Kontrolle über den privaten Schlüssel,  der eine Unterzeichnung möglich macht. Der private Schlüssel ist mathematisch und eindeutig mit dem öffentlichen Schlüssel verbunden, mit dem jeder Beteiligte die Signatur bestätigt. Eine Sicherstellung erfolgt von einem Trust Service Provider (TSP) und der Verknüpfung zwischen privatem/öffentlichem Schlüssel und dem Unterzeichner. 

Im Jahr 2001 wurde das Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG), auf Grundlage der Europäischen Richtlinie 1999/93 verabschiedet, seitdem wird in Deutschland die QES verwendet.  2016 trat die eIDAS-Verordnung in Kraft. Sie bringt zwei wichtige Innovationen in Hinblick auf elektronische Signaturen mit sich. Zum einen sind laut Definition unter bestimmten Bedingungen auch cloudbasierte Signaturen als qualifizierte Signaturen gültig. Zum anderen wird in der eIDAS-Verordnung festgelegt, dass eine persönliche Identifizierung auch über neue innovative Verfahren möglich ist. Insbesondere die persönliche Identifizierung per Video gilt mittlerweile in ganz Europa als akzeptierte Variante. 

Vor dem Einsatz der Videoidentifikation mittels Smartphone musste man, um beispielsweise ein Konto bei einer Bank zu eröffnen, mit dem Postidentifikationsverfahren seine Identität mit einem Ausweis vor Ort bei der Post bestätigen. Einige Zeit später konnte man mit einer Smartcard (einer Chipkarte mit persönlichen Informationen) und einem Kartenlesegerät auch digital unterzeichnen. Mit dem Videoidentifikationsverfahren kann man sich nun den Gang zur Post sparen und man überträgt das ganze vor der Kamera während eines Videochats mit einem speziell geschulten Prüfer als Gegenüber. Dazu benötigt man aber auch noch immer den Ausweis zum Vorzeigen. Nach dem Prozess erhält man den das Zertifikat (privaten Schlüssel) für die QES.  

Wie läuft der Prozess der Signatur ab: das Dokument wird hochgeladen und dann mit einer Software signiert, die den privaten Schlüssel an das Dokument hängt. Während des Vorganges muss man sich identifizieren. Entweder über eine Smartcard, die durch ein Kartenlesegerät gezogen wird oder per PIN-TAN Verfahren (die sogenannte Fernsignatur gemäß  eIDAS). Dabei ersetzt das Handy eben dann das Kartenlesegerät. Aufgrund dieser zusätzlichen Sicherheitsstufe ist ein Dokument, welches mit einer QES signiert wurde, in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur.

Wie sehen digitale Signaturen aus?

Man kann zwei Arten von Signaturen unterscheiden: Die sichtbare, auch Genehmigung genannt und die nicht-sichtbare, auch Zertifizierung genannt.

Eine Genehmigungssignatur wird als Signaturlinie aufgezeigt, so wie bei einer handschriftlichen Signatur. Sie wird für den gleichen Zweck verwendet wie beispielsweise für Verträge und Rechnungen. Diese Signatur kann um  ein Bild der handschriftlichen Unterschrift oder ein Unternehmenssiegel ergänzt werden.

Beispielbild:

Eine Zertifizierungssignatur ist im Dokument selbst nicht sichtbar: Anstelle dessen wird es in der genutzten Software selbst angezeigt (z.B. als blaue Box am Anfang des Dokuments im Adobe Reader oder als rote Teile in der Statuszeile in Microsoft Office).  Diese Signatur wird  normalerweise genutzt,  um ein Dokument vor zukünftigen Änderungen zu schützen und den Autor oder den Ursprung darzustellen.

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