Erfolgsgeschichten

Facility Management

„Durch die Einführung des AVAX-Portals hat sich auch die Bandbreite der Angebote in Bezug auf die Qualität der Leiharbeiter erhöht. Apleona hat weitaus höhere Auswahlmöglichkeiten zur Besetzung ihrer Stellen.“ 

Dirk Webert, Category Buyer, Apleona GmbH.

Apleona GmbH

Facility Management

Apleona setzt auf AVAX um die Prozesse rund um Leiharbeit zu digitalisieren

Über den Kunden Apleona GmbH

Apleona ist ein in Europa führender Real Estate und Facility Manager mit Sitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main. Zirka 20.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in mehr als 30 Ländern betreiben und managen Immobilien aller Assetklassen, bauen und rüsten sie aus, betreiben und warten Anlagen und unterstützen Kunden unterschiedlichster Branchen bei der Produktion sowie Sekundärprozessen. Der Umsatz beläuft sich auf etwa 2 Milliarden € pro Jahr.  

Ziele und Herausforderungen

Projektstart für  die Einführung des Vendor Management System (VMS) für die Zeitarbeit von AVAX war der  01.02.2018. Mit der Einführung der AVAX-Plattform wurde gleichzeitig ein führender Personaldienstleister als Managed Service Provider (MSP) für die Abwicklung und Steuerung der Personaldienstleister beauftragt. Der MSP steuerte auch die Einführung des VMS von AVAX. Das System ging zusammen mit dem MSP am 01.08.2018 live. Die lange Vorbereitungszeit wurde genutzt, um die Prozesse an den Kunden anzupassen und die Zusammenarbeit mit dem ausgewählten MSP zu proben.

Es sollte die digitale Abbildung der Prozesse rund um die Zeitarbeit gewährleistet werden. Ferner galt es die bestmögliche Besetzung der Zeitarbeitsstellen zu erreichen. Apleona beschäftigt im Durchschnitt etwa 600 Leiharbeitskräfte. Die Anzahl schwankt jedoch, es gibt Zeiten in denen wesentlich mehr und manchmal etwas weniger beschäftigt werden.

Ergebnis der Einführung von AVAX

Apleona hat die Prozesse mit AVAX digitalisiert und standardisiert, so dass diese effizienter wurden. So sind zum Beispiel die Genehmigungsprozesse rund um die Einbindung des Betriebsrates sowie der Geschäftsführung vereinfacht worden. Diese Prozesse laufen zum großen Teil automatisch: Der Betriebsrat wird automatisiert per E-Mail informiert und über einen Genehmigungsprozess in AVAX eingebunden. Auch die Geschäftsführung wird über einen Workflow eingebunden. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur werden Arbeitnehmerüberlassungsverträge schnell digital signiert – dabei wurde auch für das bei Apleona geltende 4-Augenprinzip eine effiziente Lösung gefunden. Auch mit dem MSP wurden in enger Abstimmung die Prozesse zur Stellenbesetzung optimiert und automatisiert. So werden im ersten Schritt alle als A klassifizierte Personaldienstleister im Umkreis des Objekts bzw. Einsatzortes zuerst durch das AVAX-Portal informiert. In einem festgelegten Zeitabstand werden dann bei Nichtbesetzung automatisiert jeweils auch die B- und C-Dienstleister angefragt. Zudem werden Berichte zur besseren Steuerung und für eine schnellere Stellenbesetzung in Echtzeit bereitgestellt. Die Kommunikation mit den Personaldienstleistern wird erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Rechtliche Aspekte haben im Laufe des Projektes die Beteiligten überrascht. „Ein paar Dinge, wie zum Beispiel die Einsatzverlängerung haben uns überrascht. Es gibt eine relativ eindeutige Positionierung, dass für jede Verlängerung die gleichen Regeln wie für den Neuvertrag gelten. Auch technische Funktionen von AVAX wurden nach Vorgaben von Apleona überarbeitet und angepasst. Zum Beispiel das Wording rund um die automatischen E-Mails an den Betriebsrat wurde noch einmal komplett überarbeitet. Die Akzeptanz bei der Einführung der Software war gut, am Anfang waren auch ein paar Mitarbeiter skeptisch, aber am Ende waren alle überzeugt.“ So Dirk Webert weiter.

Fazit

Die Vorteile formuliert Herr Dirk Webert ganz klar: „Die relativ hohe Akzeptanz innerhalb unserer Gesellschaften zeigt, dass man unser Anliegen verstanden hat und bei der Umsetzung mitarbeitet. Außerdem überzeugen die einfache Handhabung und die Tatsache, dass es sich um eine Online-Lösung ohne weitere Installationen auf den Rechnern handelt. Die gute Marktpositionierung von AVAX und die Akzeptanz bei unseren Personaldienstleistern sind ebenfalls ein großer Vorteil.” 

 

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