Erfolgsgeschichten

Facility Management

„Nicht nur die strategische Beratung, sondern auch die reibungslose Umsetzung im Projekt mit AVAX hat uns überzeugt. Das tiefe Fachwissen und die Branchenexpertise des Teams haben uns von Anfang an überzeugt. Schnelle Lösungen bei einigen Herausforderungen, gepaart mit einer  überzeugenden Kommunikation machten die Zusammenarbeit so effizient und erfolgversprechend. “

Thomas Penka, Einkäufer im Zentraleinkauf der Caverion Deutschland GmbH

Caverion Deutschland GmbH

Facility Management

Caverion setzt auf AVAX um die Prozesse rund um die Leiharbeit zu digitalisieren und transparenter zu gestalten

Anforderungen an das gemeinsame Projekt

Die Caverion Deutschland GmbH mit Sitz in München ist ein deutscher Anbieter für technische Gebäudeausrüstung in allen Gewerken sowie für Facility Services und Energieeinspar-Contracting. Caverion Deutschland ist eine Tochter der finnischen Caverion Group. Die Caverion Group entstand durch die Ausgliederung der Building Services Segmente aus der finnischen YIT Group im Jahr 2013. Die rund 16.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in insgesamt 11 Ländern in Nord- und Mitteleuropa erwirtschafteten im Jahr 2019 einen Umsatz von rund 2,1 Milliarden Euro.

Das Projekt mit der AVAX GmbH wurde am 05.06.2019 gestartet. Ziel war es die Abwicklung der Beschaffung von Leiharbeitskräften zu organisieren und die Prozesse zu digitalisieren und vor allem eine hohe Transparenz bei der Fristenüberwachung zu schaffen. Seit 05.08.2019 ist die Lösung von AVAX bei Caverion mit den Modulen Anfragen und Vertragsmanagement deutschlandweit an 18 Standorten im Einsatz. Die größte  Anforderung im Projekt war vor allem die Schaffung von Transparenz bei der Vergabe von AÜ Leistungen und Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.

Vorteile:

Auf die Frage was sind die Vorteile durch den Einsatz der Lösung von AVAX, antwortet Thomas Penka, Einkäufer im Zentraleinkauf der Caverion Deutschland GmbH, dass nun viel schneller offene Stellen besetzt werden können und eine höhere Transparenz vorherrscht. Außerdem können alle Regelungen mit dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz eingehalten und überwacht werden, insbesondere Vorschriften zum Equal Pay und zur Fristenüberwachung. Außerdem wurden verantwortliche Mitarbeiter in den Niederlassungen entlastet und konnten in andere Tätigkeiten eingebunden werden. Eine weitere große Entlastung bringt die digitale Signatur der Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Hier war es wichtig, dass alle Personaldienstleister mitmachen.

AVAX-Geschäftsführer Alexander Sadek führt die Vorteile in diesem Projekt noch genauer aus: „ Es ist eine Steigerung der Liefergeschwindigkeit auf unter einer Stunde beziehungsweise einiger Minuten möglich. Das funktioniert, weil die Anfragen sofort bedarfsorientiert gestreut werden und über die vorhandene Transparenz das Dienstleister-Portfolio optimal gestaltet werden kann. Der Anwender  weiß auf Knopfdruck in welchen Regionen, welche Personalbedarfe wie schnell besetzt werden können und er kann seinen Handlungsbedarf identifizieren.

Die Mission von AVAX ist es, den Einsatz von Zeitarbeit in Entleihbetrieben zu vereinfachen, rechtsicher zu gestalten und Unternehmen dabei zu unterstützen ihre Personalbedarfe in kürzester Zeit zu decken. Die einfache Weblösung bietet volle Transparenz über Personaldienstleister und  die eingesetzten Zeitarbeiter, vereinfacht Abläufe von der Bedarfsanfrage, über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung und gewährleistet höchste Compliance-Sicherheit bezüglich der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in allen Prozessen. Dadurch lassen sich nicht nur eine deutlich  effektivere Kostensteuerung und -kontrolle, ein transparentes Lieferantenmanagement im Bereich Zeitarbeit und eine sichere und geprüfte Rechnungslegung der  Zeitarbeitspartner sicherstellen. Vor allem aber stellt das System Funktionen zur Verfügung, mit der  die Liefersicherheit, das heißt die Besetzung der Personalbedarfe gesteigert werden kann. Auch als Frühwarnsystem für Branchenzuschläge und der Einhaltung von Equal Pay ist die Lösung geeignet. Das hat zum Vorteil, dass auch eine sichere Einhaltung tariflicher Vereinbarungen gewährleistet wird. Auch die aktuelle Gesetzeslage mit Frühwarnsystem, zum Beispiel bei einer möglichen Höchstüberlassungsdauer wird beachtet. Auch verleihende Personaldienstleister, die Mitglied bei dem Institut für Zahlungssicherheit sind, können dies für ihre Kunden und potenzielle Kunden sichtbar machen.

Was hat Sie im Projekt überrascht? Wo gab es unerwartete Hürden? Wie haben sie diese gelöst?

Die elektronische Unterschrift für Verträge in Zusammenhang mit den Datenschutzbestimmungen haben das Team überrascht, da früher mehrere Personen unterschriftberechtigt waren. Letztlich ist es gelungen bei Caverion diesen Prozess zu zentralisieren und eine Unterschrift durch den  Zentraleinkauf zu etablieren. Zu Beginn war es schwierig insbesondere kleinere Personaldienstleister für die digitale Signatur zu überzeugen. Für Caverion war es aber wichtig über alle Personaldienstleister einen einheitlichen Prozess etablieren. Um dies zu erreichen, wurden dann von AVAX und Caverion mit einigen Personaldienstleistern Einzelgespräche geführt. Gleichzeitig hat AVAX eine hohe Flexibilität gezeigt und sich auf spezielle Anforderungen von Caverion angepasst. Letztlich wurden dadurch fast alle relevanten Personaldienstleister erfolgreich an die digitale Signatur angebunden.

AVAX bietet mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) eine Möglichkeit die gesetzlichen Anforderungen digital zu erfüllen. Sie bietet die QES mit dem Smartphone und einer Videoidentifikation an, das heißt es sind keine weiteren Hardware-  und Softwareinstallationen nötig. Ähnlich wie beim Onlinebanking mit PIN-TAN-Verfahren. Für eine Verifikation ist ein einmaliger Prozess zu durchlaufen. Auf Zeit und Aufwände für Anschreiben, Papier und Porto kann verzichtet werden. Durch einen verkürzten Prozess ist eine flexible Einsatzplanung von Arbeitnehmern möglich.

Ein weiteres Thema, welches zu Beginn einen höheren aber zuvor einkalkulierten Aufwand verursachte, war es, alle relevanten aktuellen und historischen Daten bzw. Einsätze zu ermitteln, um diese in AVAX einzuspielen. Diese Daten sind für die korrekte Fristenberechnung und vollständige Transparenz wichtig. Im Zuge des Roll Outs hat das AVAX-Projektmanagement diese Daten von den Personaldienstleistern eingesammelt. Nach einer Prüfung durch den Einkauf Caverion wurden diese Daten dann in AVAX hochgeladen.

Gibt es weitere Projekte, die in der Zukunft mit AVAX umgesetzt werden sollen?

Mittelfristig strebt die Caverion Deutschland GmbH eine Anbindung der AVAX-Lösung an ihr SAP-System an und möchte die gute Zusammenarbeit fortsetzen. Nicht nur die strategische Beratung, sondern auch die reibungslose Umsetzung im Projekt mit AVAX hat uns überzeugt. Das tiefe Fachwissen und die Branchenexpertise des Teams haben uns von Anfang an überzeugt. Schnelle Lösungen bei einigen Herausforderungen, gepaart mit einer  überzeugenden Kommunikation machten die Zusammenarbeit so effizient und erfolgversprechend. “so Thomas Penka, Einkäufer im Zentraleinkauf der Caverion Deutschland GmbH.


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