Erfolgsgeschichten

Logistik & Transport

Wir sind mit der Kooperation mit AVAX immer sehr zufrieden gewesen. Insbesondere mit den individuellen Lösungsansätzen, der diesbezüglich schnellen Umsetzung und dem guten persönlichen Kontakt.”

Anja Dönicke, Projektleiterin AVAX/HR-Management, Rudolph Logistik

Rudolph Logistik

Transport & Logistik

Die Rudolph Logistik Gruppe setzt AVAX deutschlandweit erfolgreich ein – ein Resümee

Anforderungen und Ziele

Die Rudolph Logistik Gruppe ist ein international tätiger Logistikdienstleister mit etwa 4.500 Mitarbeitern an 40 Standorten in Deutschland, Europa, in den USA und auf der Arabischen Halbinsel. Hauptsitz der Unternehmensgruppe ist Gudensberg in der Mitte Deutschlands. Das Leistungsspektrum reicht von Beschaffungslogistik, Warehousing und Produktionslogistik über Distributionslogistik und Fulfillment bis hin zu Value Added Services. Der Umsatz betrug im Jahr 2018: 345 Millionen Euro. 

Seit März 2017 ist das AVAX-VMS (Vendor Management System) zur Verwaltung der Leiharbeitskräfte über alle Standorte in Deutschland hinweg im Einsatz. Ziel der Integration war es, über eine einfache und effektive Verwaltung der Leiharbeitskräfte operative Aufwände zu reduzieren und Kosten zu senken. Nach der AÜG-Reform rückte im Laufe des Projektes noch ein weiteres wichtiges Ziel in den Vordergrund, nämlich eine standortübergreifende rechtssichere Fristenüberwachung zu gewährleisten. Aber vor allem wollte das Unternehmen nicht mehr von seinen Master Vendoren abhängig sein, welche an verschiedenen Standorten implementiert waren, sondern wünschte sich ein Werkzeug, mit dem auch mehrere Personaldienstleister selbst gesteuert und Personaldienstleister gleichzeitig angefragt werden können. Auch Abrechnungsprozesse und die Prüfung von Rechnungen der Personaldienstleister sollten vereinfacht werden.

Die Umsetzung

Zum 1. Oktober 2016 startete die Pilotphase mit der Einführung des AVAX-Portals und des Abrechnungsprozesses in Niederbayern. Es war möglich die speziellen Kundenanforderungen an das Portal erfolgreich anzupassen und die kompletten Arbeitnehmerüberlassungsprozesse von der Anfrage bis zur Abrechnung zu vereinfachen. Die Abrechnung erfolgt in folgenden Schritten: Die AVAX GmbH erhält monatlich eine Exceldatei mit den jeweiligen Stempelzeiten der eingesetzten Zeitarbeitnehmer, die im AVAX-Portal hochgeladen werden. Im Portal sind zusätzlich alle Informationen zu Preisen und Konditionen hinterlegt. Basierend auf den hochgeladenen Informationen kalkuliert AVAX dann die Rechnungsbeträge und berücksichtigt auch Equal-Pay-Preissprünge, Zuschläge oder Pausenzeiten. Daraus generiert AVAX eine Vorschau der Einzelrechnungen und Übersichten der Kostenstellen. Die fertige Rechnungsvorschau wird anschließend für die Personaldienstleister zur Kontrolle freigeschaltet. Im letzten Schritt senden die Personaldienstleister das entsprechende Rechnungsdokument an die Rudolph Logistik Gruppe. Neben diesem Service unterstützt die AVAX GmbH auch beim Onboarding der Personaldienstleister. Nach einem erfolgreichen Start in Niederbayern wurde AVAX auf alle anderen Standorte deutschlandweit ausgerollt. Anschließend wurde der zentrale Abrechnungsprozess ebenfalls auf andere Standorte erweitert. 

Es gab auch ein paar kleine Stolpersteine innerhalb des Projekts, die durch individuelle Lösungsansätze von AVAX zügig eliminiert werden konnten. So war die Implementierung etwas aufwändiger, da vorher mit einem System, von nur einem Master gearbeitet wurde. Eine weitere kleine Hürde war, dass das Zeiterfassungssystem die Daten nicht exportieren konnte. Hier hat sich das AVAX-Team mit den Projektverantwortlichen bei der Rudolph Logistik Gruppe und dem Zeiterfassungsanbieter an einen Tisch gesetzt und in enger Zusammenarbeit eine Lösung gefunden. Der Anbieter hat einen Excel-/CSV-Export aus seinem System ermöglicht. Die Daten werden nun per Klick in AVAX eingespielt.

Vorteile der Lösung

Gefragt nach dem größten Erfolg und den Vorteilen aus der neuen Lösung nannte Anja Dönicke, Projektleiterin bei der Rudolph Logistik Gruppe, die Fristenüberwachung der Verträge, die nun schnell und rechtssicher über alle Standorte hinweg gewährleistet ist. Durch Zeit- und Kostenersparnisse konnten drei Mitarbeiterstellen eingespart werden. Dazu entfällt die „Komponente Mensch“ – was zu weniger Fehlern führt. Eine weitere Kostenminimierung war durch die Einführung des Rechnungsmodus möglich, denn Fehler der Dienstleisterrechnungen wurden eliminiert. Des Weiteren konnte man auf Abhängigkeit der Master Vendoren verzichten und die anderen Personaldienstleister waren zufriedener. Auch Annika Kohlmann, Teamassistenz in der Personalverwaltung Süd/Ost der Rudolph Gruppe lobt die viel effizienteren und schnellen Wege zu den Personaldienstleistern. Damit kann in der täglichen Arbeit viel Zeit gespart werden. Auch die Einfachheit der Anwendung des Tools für jeden Benutzer, die Genauigkeit und tadellose Zuverlässigkeit der Abrechnungen sind im Vergleich zu früheren Zeiten der größte Erfolg aus der Zusammenarbeit.